Die Ausschreibung logistischer Leistungen auf Seiten eines Industriekunden setzt drei grundlegende Vorüberlegungen voraus:

• welcher Prozess muss genau vergeben werden, was sind die Schnittstellen zu den eigenen Prozessen;
• welche Risiken sind aus der Vergangenheit dazu bekannt bzw. lassen sich eventuell planerisch ermitteln;
• welche Kapazitäten sollen abgefragt werden bzw. wieweit können diese Kapazitäten geschätzt oder ermittelt werden?

Verlässliche und vergleichbare Angebote der angefragten Dienstleister setzen voraus, dass möglichst weitgehend bereits die entsprechenden Bedingungen ausgeschrieben sind. Das beinhaltet zum Beispiel, insbesondere bei komplexeren Prozessen, die Beifügung von Lastenheften und im Zweifel auch Vertragsentwürfen, die die Anforderungen fixieren. Nur wenn die entsprechenden Dienstleister die jeweiligen Kernpunkte des ausgeschriebenen Projektes gleichermaßen vor Augen haben sind ihre Angebote auch vergleichbar: wird beispielsweise in der Ausschreibung nicht ein Kapazitätsmaßstab vorgegeben oder die Grundlagen einer Haftung, dann können die auf die gleiche Ausschreibung eingehenden Angebote in ihrer Gewichtung höchst unterschiedlich sein, weil der eine Anbieter in seinem Angebot auf die Haftung nach den ADSp verweist, der andere eine gesetzliche werkvertragliche Haftung anbietet oder aber bestimmte Restriktionen in der Abwicklung von Kapazitäten zu dem angebotenen Preis beinhaltet sind, die von der erwarteten Realität weit abweichen.
Es müssen also in der Vorbereitung der Ausschreibung die verschiedenen Anforderungen aus dem Unternehmen zusammengefügt und in eine Angebotsunterlage aufgenommen werden, die von allen Beteiligten durchgearbeitet und abgesegnet sein muss. Letztlich führt das dann auch zu einer entsprechenden wirtschaftlichen Bewertung: wenn die Planungsabteilung der Meinung ist, dass man eine relativ große Kapazitätsbandbreite abfragen muss, weil die tatsächlichen Kapazitäten so wenig planbar sind, dann muss das zum einen in den vertraglichen Vorgaben fixiert sein, wird sich aber eben auch im Preis auswirken. Ähnliches gilt, wenn besondere Risiken zum Beispiel in der Resilienz dieser logistischen Dienstleistung liegen, die auch wieder entsprechend abgesichert sein müssen, dann aber auch im Zweifel eine höhere Vergütung verursachen bzw. zusätzliche Prozesse und auch deren Bemessung erfordern.
Diese durchaus intensive Vorbereitung erspart aber letztlich wiederum Zeit im Rahmen der Verhandlung, zumal insbesondere vermieden werden kann, Vorgaben im Verhandlungsprozess zu korrigieren um wieder zu vergleichbaren Angeboten zu kommen. Wir können Sie bei diesen Ausschreibungsverfahren begleiten und die entsprechende Dokumentation, den Vertragsentwurf wie auch das Lastenheft aber auch mögliche Servicelevel, Kapazitätsplanungen mit Bandbreiten fixieren und zu einem erfolgreichen Projekt führen.