Interne Handlungspflichten der Geschäftsführung

1.    Beobachtung und Analyse

Die Corona-Pandemie verlangt von der Geschäftsführung eine laufende Beobachtung und Risikoanalyse aller relevanten Unternehmensbereiche, ggf. mit Hilfe von Experten. Es bedarf in diesem Zusammenhang einer ständigen Kontrolle und ggf. Optimierung des Risikomanagementsystems (sofern vorhanden). Im Konzern sind von der Konzerngeschäftsführung auch Tochter- und Schwestergesellschaften miteinzubeziehen.

Priorität haben Fragen des Mitarbeiterschutzes. Daneben stehen die Sicherung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit sowie die Erfüllung der vertraglichen Pflichten und etwaiger (neuer) behördlicher Auflagen im Vordergrund.

2.    Delegation/Notfallplan

Es muss sichergestellt sein, dass die Funktionsfähigkeit wesentlicher Unternehmensbereiche aufrechterhalten bleibt

Es bietet sich aufgrund der Vielzahl der zu bewältigenden Aufgabenstellungen an, die Möglichkeit der unternehmensinternen wie -externen Delegation von Aufgaben und Zuständigkeiten zu nutzen. Hierzu bedarf es ggf. der raschen Erarbeitung eines entsprechenden Konzeptes. Insbesondere an personelle Vertretungsregelungen und entsprechenden Bevollmächtigungen ist in diesem Zusammenhang zu denken. Ebenfalls muss gewährleistet sein, dass notwendige Unterlagen zugänglich bleiben.

Die Unternehmensführung wird ggf. einen Notfallplan entwickeln müssen, um auf kurzfristige Veränderungen rasch reagieren zu können.

3.    Informationspflichten

Droht eine wirtschaftliche Krise des Unternehmens oder ist diese bereits eingetreten, ist unverzüglich das gesellschaftsrechtliche Aufsichtsorgan (Aufsichtsrat, Beirat) oder die Gesellschafterversammlung zu informieren. Notwendig kann die Einberufung der Gesellschafterversammlung sein.

Aber auch unterhalb dieser Schwelle, etwa bei „ungewöhnlichen Maßnahmen“, kann eine Information des Gesellschafters und/oder des Aufsichtsorganes erforderlich sein. Zumal es in aller Regel klug ist, den/die Gesellschafter frühzeitig miteinzubeziehen.

4.    Beachtung von Zustimmungserfordernissen

Die Geschäftsführung darf etwaige Zustimmungserfordernisse nicht aus dem Blick verlieren.

Die Corona-Pandemie verlangt eine Vielzahl von Maßnahmen. Vieles kann die Geschäftsführung eigenständig entscheiden. Bei bestimmten Maßnahmen kann jedoch die Zustimmung anderer Gesellschaftsorgane erforderlich sein. Etwa weil es sich um ein ungewöhnliches Geschäft handelt oder weil im Gesellschaftsvertrag/der Geschäftsordnung/im Dienstvertrag entsprechende Zustimmungspflichten statuiert sind.

5.    Gesellschafterversammlungen/Hauptversammlungen

Die Verschiebung von Gesellschafterversammlungen kann geboten oder sogar rechtlich erforderlich sein. Die Geschäftsführung muss sich daher frühzeitig auch mit
diesem Thema befassen und die notwendigen organisatorischen Maßnehmen treffen.

Stellenweise sind Präsenzsitzungen aufgrund gesetzlicher oder gesellschaftsvertraglicher Regelungen unumgänglich. Hier bietet sich aktuell eine Verschiebung der Veranstaltung an. Diese Möglichkeit besteht auch für Hauptversammlungen einer AG. Eine bereits einberufene Hauptversammlung kann abgesagt werden. Nach § 175 AktG muss die ordentliche Hauptversammlung zwar in den ersten acht Monaten des Geschäftsjahrs stattfinden. Ein Verstoß gegen diese Vorgabe führt aber nicht dazu, dass die Beschlüsse auf der erst später stattfindenden Hauptversammlung anfechtbar oder nichtig wären. Denkbar wäre die Auferlegung eines Zwangsgeldes durch das Registergericht, was aber kaum in Betracht kommen dürfte, wenn die Hauptversammlung wegen der Corona-Krise erst nach dem Zeitraum von 8 Monaten stattfindet. Die Fristüberschreitung oder verspätete Einladung dürfte entschuldigt sein. Dieser Punkt ist nicht ganz unwichtig, weil eine verspätete oder fehlende Einladung zur persönlichen Haftung der Organmitglieder führen kann, etwa wegen einer verspäteten Auszahlung der Dividende.

Neben einer Verschiebung sind die Möglichkeiten von Telefon- oder Videokonferenzen zu beachten, sofern die gesellschaftsvertraglichen Regelungen das zulassen oder sich die Gesellschafter ad hoc (einstimmig) darauf verständigen. Auch eine Reduzierung der Teilnehmerzahl durch Bevollmächtigungen ist eine in Betracht zu ziehende Maßnahme, die seitens der Geschäftsführung angeregt werden kann.

6.    Compliance

Die Verpflichtung zum rechtstreuen Verhalten besteht natürlich (und erst recht) in Zeiten einer Pandemie. Aufgabe der Geschäftsführung ist es daher sicherzustellen, dass die bestehenden Compliance-Anforderungen der aktuellen Krise entsprechen.

Dr. Frank Süß

Kontakt


corona@gvw.com

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