Als Reaktion auf die Corona-Pandemie hat der Deutsche Bundestag am 24. März 2020 das „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ („COVMG“) beschlossen. Das Gesetz sieht verschiedene Vereinfachungen für die Fassung von Gesellschafterbeschlüssen vor, um der durch die Corona-Pandemie bedingten Schwierigkeit, gemeinsame physische (Haupt-)Versammlungen an einem Ort durchzuführen, zu begegnen und insbesondere physische Kontakte zu vermeiden. Neben Regelungen zur AG beinhaltet das Gesetz in Bezug auf die GmbH eine Vereinfachung der Fassung von Gesellschafterbeschlüssen im Wege des schriftlichen Verfahrens gemäß § 48 Abs. 2 GmbHG (sog. Umlaufverfahren).

Regelung des § 48 Abs. 2 GmbHG für Umlaufverfahren

Grundsätzlich werden gemäß § 48 Abs. 1 GmbH Gesellschafterbeschlüsse „in Versammlungen“ gefasst, d.h. in einer Präsenzversammlung der Gesellschafter.
Als Ausnahmeregel dazu bedarf es für das sogenannte Umlaufverfahren gemäß § 48 Abs. 2 GmbHG keiner Versammlung, „wenn sämtliche Gesellschafter in Textform mit der zu treffenden Bestimmung [Alternative 1] oder mit der schriftlichen Abgabe der Stimmen [Alternative 2] sich einverstanden erklären“. Alternative 1 betrifft einen konkreten Beschlussgegenstand, während Alternative 2 die generelle Form der Abstimmung über noch unbestimmte Beschlussgegenstände betrifft. Abweichend vom Wortlaut legt die herrschende Meinung die Vorschrift mit Verweis auf Sinn und Zweck sowie Historie so aus, dass für beide Alternativen eine Einverständniserklärung in Textform gem. § 126b BGB (z.B. Email, Fax, es ist hier also keine eigenhändig unterschriebene Erklärung erforderlich) ausreichend ist. Diese kann in Alternative 2 auch zusammen mit der Abstimmungserklärung abgegeben werden.

Befristete Option zur Vereinfachung – § 2 COVMG

Die Neuregelung des § 2 COVMG erleichtert die Beschlussfassung im Wege des Umlaufverfahrens. Die Option ist befristet und gilt gemäß § 7 Abs. 2 COVMG für alle Gesellschafterversammlungen, die bis zum 31. Dezember 2020 abgehalten werden.
§ 2 COVMG sieht im Wortlaut vor:

„Abweichend von § 48 Absatz 2 des Gesetzes betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung können Beschlüsse der Gesellschafter in Textform oder durch schriftliche Abgabe der Stimmen auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter gefasst werden.“

Damit besteht für Gesellschaften die Möglichkeit bei ihrer Beschlussfassung von der Form des § 48 Abs. 2 GmbHG abzuweichen. Dem Wortlaut nach ist der Anwendungsbereich der Neuregelung weit und gilt für alle Beschlussgegenstände, auf die § 48 Abs. 2 GmbHG anwendbar ist. Dies dürfte auch dann der Fall sein, wenn § 48 Abs. 2 GmbHG als Regelung in die Satzung aufgenommen wurde. Grenze der Anwendbarkeit sind allein gesetzliche Vorgaben für Präsenzversammlungen, von denen die Neuregelung ihrem Wortlaut nach nicht abweicht, z.B. für umwandlungsrechtliche Maßnahmen wie Verschmelzungen (§ 13 Abs. 1 S. 2 UmwG), Spaltungen (§§ 125 i.V.m. 13 Abs. 1 S. 2 UmwG) und Formwechsel (§ 193 Abs. 1 S. 2 UmwG).

Ein konkretes Quorum für das Einverständnis in die Form des Umlaufverfahrens ergibt sich aus dem Wortlaut der Neuregelung nicht. Aus § 5 Abs. 3 COVMG, der unmittelbar nur für den Verein gilt, kann aber gefolgert werden, dass eine wirksame Beschlussfassung erfordert, dass alle Gesellschafter beteiligt wurden und bis zu dem vom Initiator gesetzten Termin mehr als die Hälfte der Gesellschafter der Beschlussfassung im Wege des Textformverfahrens zugestimmt hat (einfache Mehrheit). Eine Fristsetzung für die Stimmabgabe ist also zulässig, die Frist muss jedoch nach den Umständen des Einzelfalls angemessen sein bzw. etwaigen Satzungsregeln genügen. Außerdem muss der Beschluss selbst mit der erforderlichen Mehrheit gefasst werden, die sich regelmäßig aus der Satzung ergibt.

Praxishinweise

Soweit eine Gesellschaft von der Option des § 2 COVMG für das Umlaufverfahren Gebrauch machen möchte, sollte bei Einleitung der Abstimmung ausdrücklich darauf hingewiesen werden, dass gemäß § 2 COVMG der Beschluss im Umlaufverfahren auch ohne Einverständnis sämtlicher Gesellschafter wirksam gefasst werden kann; zudem ist darauf zu achten, dass die satzungsmäßigen Fristen (sofern vorhanden) und sonst – zur Sicherheit – eine angemessene Frist vorgesehen wird. Die Klarstellung sollte erfolgen, weil ausweislich des Wortlauts („können“) mit der Neuregelung lediglich eine neue Handlungsoption für das Umlaufverfahren geschaffen werden soll. Insofern, kann durch eine transparente Handhabung Streitpotential gemindert werden.

Es ist ferner zu beachten, dass durch § 2 COVMG für die GmbH, anders als gem. § 1 COVMG für die Aktiengesellschaft, die Durchführung einer virtuellen Gesellschafterversammlung im Wege der Telefon- und Videokonferenz nicht ermöglicht wird.

Christopher Serke, Rechtsanwalt
Düsseldorf