Oktober 2024 Blog

Bürokratieentlastungsgesetz beschlossen: Weg frei für digitale Arbeitsverträge

Der Bundesrat hat das 4. Bürokratieentlastungsgesetz verabschiedet. Viele Arbeitsverträge können künftig digital geschlossen werden, etwa per E-Mail oder mittels DocuSign.

Folgende Erleichterungen für die Arbeitswelt treten zum 1. Januar 2025 in Kraft:

Digitale Arbeitsverträge

Das Nachweisgesetz verpflichtet Arbeitgeber derzeit, jedem Mitarbeitenden ein eigenhändig unterzeichnetes Schriftstück auszuhändigen, in dem die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses niedergelegt sind. Da diese Vertragsbedingungen in der Praxis im Arbeitsvertrag festgehalten werden, unterliegen Arbeitsverträge bislang faktisch einem Schriftformzwang. Das ändert sich jetzt: 

Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz ändert das Nachweisgesetz (NachwG n.F.). Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Arbeitgeber den Nachweis der Vertragsbedingungen in Textform (im Sinne von § 126b BGB) abfassen und elektronisch übermitteln. Die Textform erfordert keine eigenhändige Unterschrift, sondern nur die Benennung der Person des Erklärenden. Auch eine elektronisch qualifizierte Signatur ist nicht erforderlich. Der Textform genügen z.B. E-Mails. 

Die Textform darf jedoch nur unter folgenden Voraussetzungen gewählt werden (vgl. § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG n.F.):

  • Das Dokument muss für den Mitarbeitenden zugänglich sein (etwa durch Übersendung an die E-Mail-Adresse des Mitarbeitenden).
  • Der Mitarbeitende muss das Dokument speichern und ausdrucken können. Die Sicherheitseinstellungen der übersandten Datei dürfen das Speichern und Ausdrucken des Dokuments also nicht verhindern; darauf sollte insbesondere bei PDF-Dateien geachtet werden.
  • Der Arbeitgeber muss den Mitarbeitenden mit der Übermittlung des Dokuments auffordern, einen Empfangsnachweis zu erteilen (z.B. per E-Mail).

Damit wird der Weg frei für den Abschluss „digitaler Arbeitsverträge“ (zu gesetzlichen Ausnahmen und Beschränkungen siehe unten). Arbeitgeber können unbefristete Arbeitsverträge ab 2025 elektronisch als PDF-Datei zur Verfügung stellen und z.B. folgende Möglichkeiten eröffnen:

  • Ausdruck, eigenhändige Unterschrift und Übersendung als eingescanntes Dokument;
  • Unterzeichnung mittels DocuSign;
  • Digitale Unterschrift, z.B. auf einem Smartphone;
  • Vertragsschluss per E-Mail mit dem Hinweis „ohne Unterschrift gültig“.

Änderungen in bestehenden Beschäftigungsverhältnissen sind ab 2025 ebenfalls in digitaler Form zulässig. 

Gesetzliche sowie tarifliche Ausnahmen und Beschränkungen

  • Befristungsvereinbarungen unterliegen weiterhin dem (strengen) gesetzlichen Schriftformerfordernis (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Davon ausgenommen sind ab 2025 Befristungen auf das Erreichen der Regelaltersgrenze. Für solche „Rentenaustrittsklauseln“ reicht dann die einfache Textform (vgl. § 41 Abs. 2 SGB VI n.F.). Für Arbeitsverträge mit sonstigen Befristungsabreden ist von einem Vertragsschluss per E-Mail dringend abzuraten. 
  • Auch für die Vereinbarung eines nachvertraglichen Wettbewerbsverbots bleibt die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben (§ 74 Abs. 1 HGB).
  • Die in § 2a Abs. 1 SchwarzArbG genannten Branchen (u. a. Bau- und Gaststättengewerbe, Spedition, Fleischwirtschaft) sind von den Formerleichterungen im NachwG n.F. ausgenommen.
  • Die Niederschrift der wesentlichen Arbeitsbedingungen von Praktikantinnen und Praktikanten bedarf nach § 2 Abs. 1a NachwG n.F. ab 2025 „nur“ noch dann der Schriftform, wenn das Praktikum nicht dem Mindestlohn unterliegt (§ 1 NachwG).
  • Die schon seit 1. August 2022 geltenden Verschärfungen des NachwG sind auch bei Abschluss eines „digitalen Arbeitsvertrages“ zu beachten. Um das Risiko von Bußgeldern zu vermeiden, sollten Arbeitgeber prüfen, ob alle Pflichtangaben des verschärften NachwG in den verwendeten Arbeitsvertragsmustern bereits vorhanden sind.
  • Sollte ein Mitarbeitender dies verlangen, muss der Arbeitgeber diesem die Niederschrift über die wesentlichen Arbeitsbedingungen weiter in Schriftform erteilen (§ 2 Abs. 1 Satz 3 NachwG n.F.).  
  • Für die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag verbleibt es ebenfalls bei der strengen Schriftform (§ 623 BGB). 
  • Findet ein Tarifvertrag Anwendung, kann sich daraus für die Form von Arbeitsverträgen anderes ergeben. Das ist von Branche zu Branche verschieden und bedarf einer Prüfung im Einzelfall. Soweit ein einschlägiger Tarifvertrag vorsieht, dass der Arbeitsvertrag schriftlich zu vereinbaren ist, wird ein Formverstoß aber regelmäßig nicht zur Unwirksamkeit des Arbeitsvertrages führen. 

Weitere Formerleichterungen

  • Arbeitnehmerüberlassungsverträge zwischen Verleiher und Entleiher können ab 2025 ebenfalls in Textform, also z.B. per E-Mail, geschlossen werden. 
  • Elternzeitverlangen, Anträge auf Teilzeitarbeit während der Elternzeit sowie die Ablehnung solcher Anträge durch den Arbeitgeber bedürfen nicht mehr einer eigenhändigen Unterschrift, sondern sind ab 2025 in Textform möglich. Auch für die Geltendmachung von Pflegezeit oder Familienpflegezeit wird die Textform ausreichend sein.
  • Das Arbeitszeugnis kann mit Zustimmung des Mitarbeitenden künftig in elektronischer Form (gemäß § 126a BGB) ausgestellt werden. Anders als die Textform setzt diese aber eine qualifizierte elektronische Signatur voraus.
  • Die in § 16 ArbZG vorgesehene Aushangpflicht für das Arbeitszeitgesetz und weiterer Vorschriften kann digital durch die Nutzung der im Betrieb üblichen Informations- und Kommunikationstechnik (wie z.B. Intranet) erfüllt werden.
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