23 Juni 2022 Blog

Strengere Nachweis­pflichten für Arbeitgeber ab 01.08.2022

Nach aktueller Rechtslage sind Arbeitgeber verpflichtet, grundsätzlich jedem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach Vertragsbeginn die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich auszuhändigen. Ab 01.08.2022 verschärft sich diese Arbeitgeberpflicht inhaltlich und zeitlich. Bei Nichtbeachtung droht ein Bußgeld von bis zu 2.000 € pro Verstoß, sodass kurzfristiger Handlungsbedarf besteht.

Änderung des Nachweisgesetzes

Das am 23.06.2022 vom Bundestag beschlossene Gesetz dient der Umsetzung der EU-Richtlinie 2019/1152 über transparente und vorhersehbare Arbeitsbedingungen in der EU ins nationale Recht. Die ab 01.08.2022 geltenden Änderungen betreffen insbesondere das Nachweisgesetz (NachwG).

Geltungsbereich

Die neuen Arbeitgeberpflichten gelten für alle ab 01.08.2022 beginnenden Arbeitsverhältnisse. Die bisherige Ausnahme bei Aushilfskräften, die für höchstens einen Monat eingestellt werden, entfällt. 

Die gesetzliche Neuregelung kann sich auch auf Beschäftigungsverhältnisse auswirken, die bereits vor dem 01.08.2022 bestanden. Ein Arbeitnehmer mit einem Altvertrag kann vom Arbeitgeber eine Niederschrift mit den weiteren Pflichtangaben verlangen.

Weitere nachweispflichtige Angaben

Zusätzlich zum bisherigen Pflichtinhalt gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG muss die Niederschrift künftig folgende weitere Angaben zu den Vertragsbedingungen enthalten:

  • bei befristeten Arbeitsverhältnissen ggf. das Enddatum des Arbeitsverhältnisses
  • ggf. den Hinweis, dass der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort frei wählen kann
  • bei Vereinbarung einer Probezeit deren Dauer
  • ggf. die jeweils getrennte Angabe von Vergütungsbestandteilen (z.B. für Überstunden, Zuschläge, Sonderzahlungen), zusätzlich die Art der Auszahlung
  • vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten
  • bei Schichtarbeit das Schichtsystem, den Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • bei Arbeit auf Abruf mit variabler Arbeitszeit genauere Angaben dazu (z.B. die Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden)
  • ggf. die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • ggf. den Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • bei Zusage einer betrieblichen Altersversorgung über einen Versorgungsträger dessen Name und Anschrift
  • das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Kündigungsfristen, sowie die die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
  • bei kirchenrechtlichen Bestimmungen den Hinweis auf anwendbare Regelungen paritätisch besetzter Kommissionen

Hat ein Arbeitnehmer mehr als vier aufeinanderfolgende Wochen im Ausland zu arbeiten, muss der Arbeitgeber ihm eine Niederschrift mit weiteren Angaben übergeben. 

Zeitpunkt

Bestimmte Vertragsbedingungen müssen dem Arbeitnehmer spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung als Niederschrift ausgehändigt werden (Angaben zu den Vertragsparteien, zum Arbeitsentgelt und zur Arbeitszeit). Wegen der anderen Pflichtangaben genügt eine Übergabe der Niederschrift eine Woche bzw. einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses.

Ändert sich nach Vertragsbeginn eine wesentliche individualvertragliche Bestimmung, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer diese Änderung künftig spätestens an dem Tag schriftlich mitteilen, an dem sie wirksam wird.

Bei mehr als vierwöchiger Auslandstätigkeit muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Niederschrift vor der Abreise aushändigen.

Schriftform 

Der Vertragsabschluss als solcher und spätere Vertragsänderungen sind grundsätzlich weiterhin auf digitalem Weg möglich.
Anderes gilt für die Niederschrift mit den wesentlichen Vertragsbedingungen. Diese muss der Arbeitgeber unterzeichnen und dem Arbeitnehmer als schriftliches Dokument aushändigen. Gemäß § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG genügt ein digitales Dokument weiterhin nicht, selbst bei der Verwendung von qualifizierten elektronischen Signaturen.  

Änderung weiterer Gesetze

Weitere Änderungen mit neuen Arbeitgeberpflichten betreffen u.a. folgende Gesetze:

  • Berufsbildungsgesetz
  • Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (mit neuen Pflichten für Verleih- und für Entleihunternehmen)
  • Gewerbeordnung
  • Teilzeit- und Befristungsgesetz 
  • Arbeitnehmer-Entsendegesetz

Praxishinweise

Arbeitgeber sind ab 01.08.2022 verpflichtet, jedem neuen Arbeitnehmer mehr Vertragsbedingungen als bisher schriftlich zu bestätigen, und dies zu einem früheren Zeitpunkt. Verstöße gegen die Nachweispflichten sind bußgeldbewehrt. 

Den Umsetzungsaufwand können Arbeitgeber verringern, indem sie bei der Einstellung von Mitarbeitern einen Musterarbeitsvertrag verwenden, der bereits alle Pflichtangaben enthält. Jedoch sollte der Arbeitnehmer seinen schriftlichen Arbeitsvertrag spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung erhalten. Dann entfällt die Pflicht, dem Arbeitnehmer eine gesonderte Niederschrift mit den wesentlichen Vertragsbedingungen auszuhändigen.

Einige Pflichtangaben kann der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag oder in der Niederschrift ersetzen, indem er auf anwendbare kollektive Regelungswerke (z.B. Tarifverträge, Betriebs- oder Dienstvereinbarungen) sowie auf gesetzliche Regelungen verweist. Von dieser Möglichkeit sollten Unternehmen Gebrauch machen, um die Arbeitnehmer bei späteren Änderungen darüber nicht gesondert schriftlich informieren zu müssen.

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