In der gesellschaftsrechtlichen Praxis besteht vermehrt das Bedürfnis gesellschaftsinterne Vorgänge digital abzuwickeln. Es stellt sich immer häufiger die Frage, ob die Bestellung eines Geschäftsführers einer GmbH durch einen elektronisch signierten Gesellschafterbeschluss zulässig ist.

Bestellung eines Geschäftsführers einer GmbH

Die Bestellung eines Geschäftsführers erfolgt durch einen Beschluss der Gesellschafterversammlung und einer entsprechenden Erklärung der Gesellschafter gegenüber dem künftigen Geschäftsführer. Die Bestellung bedarf der Annahme durch den Bestellten und muss zum Handelsregister in notariell beglaubigter Form anmeldet werden. Die darauffolgende Eintragung ins Handelsregister ist keine Wirksamkeitsvoraussetzung. Sie ist rein deklaratorischer Natur und dient als Bestandteil des Vertretungsnachweises der Rechtssicherheit. Die Bestellung wird bereits mit der Annahme durch den Geschäftsführer wirksam.

Für den Bestellungsbeschluss der Gesellschafter gelten die allgemeinen Regeln (§§ 47 ff. GmbHG). Er kann – vorbehaltlich abweichender Regelungen im Gesellschaftsvertrag – formlos gefasst werden. In der Praxis empfiehlt sich zu Dokumentationszwecken den Gesellschafterbeschluss mindestens in Textform zu fassen.

Unterscheidung elektronischer Signaturen

Im Falle der elektronischen Signatur ist auf Grundlage der eIDAS-Verordnung (VO (EU) Nr. 910/2014) zwischen drei Arten zu unterscheiden:

• einfache elektronische Signatur (simple electronic signature – „SES“)
• fortgeschrittene elektronische Signatur (advanced electronic signature – „AES“)
• qualifizierte elektronische Signatur (qualified electronic signature – „QES“)

Die SES erfasst beispielsweise eingescannte Unterschriften, die Namensnennungen am Ende einer E-Mail oder mittels Signatursoftwares ohne weitere Prüfung erstellte Unterschriften. Als Signatursoftware werden in der Praxis häufig DocuSign oder Adobe Sign verwendet.

Sowohl die AES als auch die QES stellen weitere Anforderungen an die digitale Unterschrift. Sie müssen aufgrund spezieller Signatursoftwares erstellt werden, die den Anforderungen der eIDAS-Verordnung entsprechen, und erfordern stets eine Legitimationsüberprüfung. Im Falle der AES muss eine eindeutige Zuordnung des Unterzeichners und seine Identifizierung sowie Erkennbarkeit einer nachträglichen Veränderung der Daten sichergestellt sein. Die QES beruht auf einem gültigen qualifizierten digitalen Zertifikat, das von einem staatlich zertifizierten Vertrauensdienstanbieter ausgestellt wird. Sowohl DocuSign als auch Adobe Sign bieten entsprechende Lösungen für die Erstellung einer AES als auch QES an.

Zulässigkeit elektronischer Signaturen

Die Unterzeichnung von Dokumenten mit einer SES oder einer AES wahren die gesetzliche Textform. Die gesetzliche Schriftform wird lediglich durch die Unterzeichnung mit einer QES gewahrt, sofern kein gesetzlich geregelter Ausnahmefall greift. Da Gesellschafterbeschlüsse grundsätzlich formlos gefasst werden können, kann der Beschluss über die Bestellung eines Geschäftsführers materiell-rechtlich wirksam elektronisch signiert werden. Dies gilt unabhängig davon, welche Form der elektronischen Signatur verwendet wird.

Fraglich ist jedoch, ob elektronisch signierte Bestellungsbeschlüsse für die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister ausreichend sind. Die Anmeldung zum Handelsregister setzt die Einreichung von Urkunden in Urschrift oder beglaubigter Abschriften in einem elektronisch in einem maschinenlesbaren und durchsuchbaren Datenformat voraus (§§ 39 Abs. 2, 8 Abs. 5 GmbHG iVm § 12 Abs. 2 HGB). Hierfür genügt die Übermittlung einer elektronischen Aufzeichnung. Diese setzt kein elektronisches Papierdokument mit einer handschriftlichen Unterschrift voraus, da unter den Begriff der „Aufzeichnung“ auch der zu dokumentierende Vorgang und somit der originär elektronisch erstellte Signaturablauf fällt.

Dies wurde durch das Kammergericht Berlin mit Beschluss vom 30. Juni 2022 (Az. 22 W 36/22) für die Amtsniederlegung eines Geschäftsführers einer UG (haftungsbeschränkt) bestätigt. Der Gesellschafter-Geschäftsführer meldete die Amtsniederlegung zum Handelsregister durch die Vorlage eines rein elektronisch erstellten Protokolls der Gesellschafterversammlung, in der der Geschäftsführer seine Amtsniederlegung erklärte, an. Die Unterschriften der Gesellschafter enthielten den Vermerk „DocuSigned“. Die Beschlussfassung mittels einfacher elektronischer Signatur auf einem elektronischen Beschlussdokument genüge dem Nachweis der zugrundeliegenden Amtsniederlegung gegenüber der Gesellschafterversammlung, so lange das Dokument dauerhaft wiedergegeben werden könne.

Nichts Anderes kann für die Bestellung eines Geschäftsführers gelten, sodass davon auszugehen ist, dass auch in diesen Fällen ein elektronisch signierter Gesellschafterbeschluss den Anforderungen einer Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister genügt.

Praxishinweis

Auch wenn die Bestellung eines Geschäftsführers einer GmbH durch elektronisch signierte Gesellschafterbeschlüsse wirksam ist, ist in der Registerpraxis zu beobachten, dass diese aufgrund der elektronischen Signatur zurückgewiesen werden. Die Registergerichte verlangen in vielen Fällen weiterhin die handschriftliche Unterzeichnung durch die Gesellschafter. Vor diesem Hintergrund ist zu empfehlen, Gesellschafterbeschlüsse über die Bestellung von Geschäftsführern einer GmbH handschriftlich zu unterzeichnen. Dem einreichenden Notar sollte weiterhin das Original wie auch ein pdf-Scan des Gesellschafterbeschlusses übermittelt werden. Durch dieses Vorgehen werden zeitliche Verzögerungen und unnötige Kosten vermieden.