Der Bundesgerichtshof (BGH) hat die oft als überzogen empfundenen Anforderungen des Handelsregisters an den Nachweis des Zugangs der Amtsniederlegungs-Erklärungen von Geschäftsführern reduziert. Legt ein GmbH-Geschäftsführer sein Amt durch Erklärung gegenüber einem Gesellschafter per Fax nieder, so genügt nach einem aktuellen Urteil des BGH der Nachweis, dass das Fax im Machtbereich des Gesellschafters angekommen ist (zB durch Faxsendebericht). Nicht zu verlangen ist der Nachweis des Geschäftsführers, dass das Fax tatsächlich den amtierenden Organvertretern des Gesellschafters zugegangen ist. Ebenso wenig muss der Geschäftsführer die gegenwärtigen Vertretungsverhältnisse des Gesellschafters recherchieren.

Im entschiedenen Fall hatte ein GmbH-Geschäftsführer sein Amt per Fax an den in Kalifornien ansässigen Gesellschafter niedergelegt. Ein Mitarbeiter des Gesellschafters quittierte den Erhalt der Erklärung wiederum per Fax, ohne dabei jedoch seine Funktion oder die gegenwärtig amtierenden organschaftlichen Vertreter des Gesellschafters offen zu legen.

Das zuständige Registergericht sah die Empfangsbestätigung des Mitarbeiters des Gesellschafters nicht als ausreichend an, weil kein Vertretungsnachweis vorgelegt wurde und die Empfangsbestätigung durch den Mitarbeiter als Nachweis des Zugangs beim vertretungsberechtigten Organ des Gesellschafters nicht genüge.

Der BGH stellte nun klar, dass die Nachweisanforderungen des Registergerichts überspannt waren. Die Frage, ob die Amtsniederlegung wirksam erfolgt ist, unterliege dem Personalstatut der Gesellschaft, bei einer deutschen GmbH mithin deutschem Recht. Die Wirksamkeit des Zugangs der Amtsniederlegungserklärung richte sich ebenfalls nach deutschem Recht, da die Erklärung in Deutschland abgegeben wurde.

Danach genüge es, wenn die Amtsniederlegungserklärung so in den Machtbereich des Empfängers gelangt sei, dass unter normalen Verhältnissen die Möglichkeit bestehe, vom Inhalt der Willenserklärung Kenntnis zu nehmen. Im entschiedenen Fall genügte es also, dass die Amtsniederlegungserklärung an den Faxanschluss des Gesellschafters gefaxt wurde. Als Urkunde über den Zugang der Willenserklärung genügt dann die Vorlage des Faxsendeberichts. Welche Funktion der den Erhalt bestätigende Mitarbeiter des Gesellschafters hatte, spiele für den wirksamen Zugang ebenso wenig eine Rolle wie die Identität der gegenwärtigen Organvertreter des Gesellschafters.

Wenn nämlich die Erklärung über den Telefaxanschluss des Gesellschafters in dessen Machtbereicht gelangt sei, so könne ohne weiteres davon ausgegangen werden, dass die zur Entgegennahme einer derartigen Erklärung befugten Personen davon Kenntnis genommen haben oder jedenfalls davon Kenntnis hätten nehmen können. Der Geschäftsführer war deshalb nicht gehalten, dem Registergericht auch noch die gegenwärtigen Vertretungsverhältnisse des Gesellschafters nachzuweisen.

Allgemein gilt, dass das Registergericht nur dann zur Amtsermittlung gehalten ist, wenn entweder die formalen Mindestanforderungen für eine Eintragung nicht erfüllt sind oder wenn begründete Zweifel an der Wirksamkeit der zur Eintragung angemeldeten Erklärungen oder an der Richtigkeit der mitgeteilten Tatsachen bestehen.

Solche begründeten Zweifel lagen im entschiedenen Fall aus Sicht des BGH nicht vor.

Die Entscheidung gibt über ihren Gegenstand hinaus Anlass, nochmals die Grundprinzipien der Amtsniederlegung zu vergegenwärtigen.

Der Rücktritt vom Amt des Geschäftsführers als „actus contrarius“ der Bestellung muss gegenüber dem Bestellungsorgan erklärt werden. Nach der gesetzlichen Regelung ist dies die Gesellschafterversammlung, wobei im Allgemeinen der Zugang bei einem Gesellschafter genügt, sofern nicht der Gesellschaftsvertrag die Empfangszuständigkeit besonders regelt.

Der Gesellschaftsvertrag kann die Bestellung von Geschäftsführern jedoch auch an einen fakultativen Aufsichtsrat oder einen Beirat delegieren. Dann muss der Rücktritt bzw. die Amtsniederlegung gegenüber diesem Gremium, üblicherweise gegenüber dem Vorsitzenden, erklärt werden.

Der Rücktritt bzw. die Amtsniederlegung kann grundsätzlich frist- und formlos erfolgen, sofern der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt. Ist dies der Fall, muss die Rücktritts- bzw. Amtsniederlegungserklärung diese Form- und Fristerfordernisse wahren.

Die Amtsniederlegung aus wichtigem Grund ist stets möglich und kann auch nicht durch Regelungen im Gesellschaftsvertrag ausgeschlossen werden.

(BGH, Beschluss vom 21.06.2011 – II ZB 15/10)

Dr. Magnus Dorweiler, Rechtsanwalt